Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, und auch die Rechnungsstellung bleibt davon nicht unberührt. Ein zentrales Thema ist dabei die eRechnung, die bald für alle Unternehmen verpflichtend wird. Doch was bedeutet das konkret für Dentallabore? In diesem Blogartikel klären wir die wichtigsten Fragen und zeigen auf, wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten können.
Was ist eine eRechnung?
Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versandt wird, ist keine eRechnung. Auch wenn dies auf den ersten Blick so scheinen mag, handelt es sich bei einer echten eRechnung um mehr. Eine eRechnung ist eine Rechnung, die elektronisch in einem strukturierten Format übermittelt wird, sodass sie direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Das bedeutet, dass die Rechnung nicht nur visuell, sondern auch maschinell lesbar ist. Das gängigste Format hierfür ist XML, das in verschiedenen Ausprägungen wie ZUGFeRD und XRechnung vorliegt.
Was ändert sich ab 2025?
Ab dem 01.01.2025 tritt eine wichtige gesetzliche Änderung in Kraft: Unternehmen müssen eRechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Das bedeutet, dass auch Dentallabore ihre Prozesse für den Umgang mit Eingangsrechnungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen müssen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Hinweis zur Verwendung von DENTAplus:
Es ist wichtig zu betonen, dass die DENTAplus Dentalabrechnung in diesen Prozess nicht involviert ist. Während DENTAplus eine hervorragende Lösung für die Abrechnung Ihrer zahntechnischen Leistungen bietet, benötigen Sie für die Verwaltung von Eingangsrechnungen eine separate Softwarelösung wie DATEV Unternehmen Online. Diese spezialisierte Software stellt sicher, dass alle Anforderungen an die eRechnung erfüllt werden und Ihre Buchhaltungsprozesse effizient und gesetzeskonform ablaufen.
Welche Fristen gelten für den Versand von eRechnungen?
Für den Versand von eRechnungen gelten unterschiedliche Fristen, abhängig von der Unternehmensgröße:
Große Unternehmen: Ab dem 01.01.2026 müssen diese Unternehmen eRechnungen versenden.
Kleine Unternehmen: Diese Unternehmen, zu denen auch die meisten Dentallabore zählen, müssen ab dem 01.01.2027 eRechnungen versenden.
Da Dentallabore in der Regel kleine Unternehmen sind, fällt die Mehrheit von ihnen unter die Frist bis zum 01.01.2027. Es ist jedoch ratsam, spätestens 6 Monate vor Ablauf dieser Frist mit der Implementierung der eRechnung zu beginnen. Diese Vorlaufzeit ist notwendig, um ausreichend Erfahrung zu sammeln und sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft.
Unklarheiten bei der Umsetzung der eRechnung?
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Die häufigsten Fragen aus Dentallaboren zur e-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versandt wird, nicht schon eine eRechnung?
Nein, eine PDF-Datei allein erfüllt nicht die Anforderungen einer eRechnung. Eine eRechnung muss in einem strukturierten Format wie XML übermittelt werden, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF ist lediglich eine digitale Version einer Papierrechnung und nicht maschinell auslesbar.
Als Dentallabor versende ich bereits eine XML-Datei zur Abrechnung meiner zahntechnischen Leistungen mit den Krankenkassen. Reicht das nicht?:
Die XML-Dateien, die Sie für die Abrechnung mit den Krankenkassen verwenden, entsprechen spezifischen Abrechnungsformaten, die nur für den Austausch mit den Krankenkassen ausgelegt sind. Diese Formate erfüllen jedoch nicht automatisch die gesetzlichen Anforderungen an eRechnungen, die für den Austausch mit Geschäftspartnern und Finanzämtern vorgesehen sind. Die eRechnung ist speziell darauf ausgelegt, Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen und die Effizienz im Finanzwesen zu steigern. Daher ist es wichtig zu prüfen, ob Ihre Dentalabrechnungssoftware Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen und versenden kann, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Mein Steuerberater hat mir gesagt, ich muss eRechnungen ab dem 01.01.2025 versenden, stimmt das?
Ihr Steuerberater hat recht, jedoch betrifft diese Verpflichtung zunächst das Empfangen und Verarbeiten von eRechnungen. Für das Versenden von eRechnungen gibt es für Dentallabore eine Frist bis zum 01.01.2027, während große Unternehmen bereits ab dem 01.01.2026 verpflichtet sind. Mit der passenden Softwarelösung wie DENTAplus® sind Sie jedoch bestens vorbereitet.
Welche Informationen muss ich von meinen Kunden einholen, um eine eRechnung auszustellen?
Für die Ausstellung einer eRechnung müssen Sie bestimmte Informationen von Ihren Kunden einholen:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID).
- Bankverbindung.
- Elektronische Rechnungsadresse (meist eine spezifische E-Mail-Adresse).
Diese Informationen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die eRechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und korrekt verarbeitet werden kann.
So bereiten Sie sich vor
Die Einführung der eRechnung ist ein bedeutender Schritt, der viele Vorteile mit sich bringt, aber auch Vorbereitung erfordert. Nutzen Sie die Zeit bis 2027, um Ihre Systeme entsprechend anzupassen. Mit der richtigen Software, wie beispielsweise DENTAplus® von Stadermann, sind Sie bestens gerüstet, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Verfolgen Sie die neuesten Entwicklungen, bleiben Sie informiert und sichern Sie sich einen Vorsprung durch frühzeitige Anpassung Ihrer Prozesse. Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
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