Mit der bevorstehenden Einführung der verpflichtenden E-Rechnung wird erneut die Frage nach der Rolle der Monatsaufstellung aufgeworfen. Die E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung, der für viele Unternehmen eine effizientere Abwicklung ihrer Rechnungsprozesse ermöglichen wird. Sie erfordert die Ausstellung von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, wie beispielsweise der XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und enthalten spezifische Anforderungen, darunter die Verwendung von XML-Daten und fortlaufenden Belegnummern.
Was ist die Monatsaufstellung?
Die Monatsaufstellung dient lediglich als Übersichtsdokument, das eine Zusammenfassung über geplante Zahlungseingänge bietet. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Monatsaufstellung nicht für die elektronische Übermittlung im Rahmen der E-Rechnung vorgesehen ist. Daher muss eine Monatsaufstellung weder eine fortlaufende Belegnummer aufweisen noch im XML-Format erstellt werden. Sie erfüllt nicht die Anforderungen des Finanzamts an eine E-Rechnung und wird auch nicht als solche behandelt.
In der Praxis bedeutet dies, dass Dentallabore bei der Erstellung einer Monatsaufstellung keine zusätzlichen formalen Anforderungen beachten müssen, die für die E-Rechnung gelten. Dies schützt vor Missverständnissen.
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Monatsaufstellung ist keine Rechnung
Es ist entscheidend zu betonen, dass die Monatsaufstellung weiterhin keine Rechnung im rechtlichen Sinne ist. Das bedeutet, dass sie keine steuerlich relevanten Informationen enthalten darf und auch nicht zur Geltendmachung der Vorsteuer verwendet werden kann.
Kann man trotzdem die Mehrwertsteuer auf der Monatsaufstellung ausweisen?
Eine häufig gestellte Frage ist, ob die Mehrwertsteuer auf einer Monatsaufstellung ausgewiesen werden darf. Die klare Antwort lautet: Nein. Bei der Monatsaufstellung sollte keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, um den Eindruck einer Rechnung oder Sammelrechnung zu vermeiden. Die Angabe der Mehrwertsteuer könnte zu Verwirrung führen und möglicherweise steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Die vergebenen Belegnummern in der Monatsaufstellung dienen ausschließlich der internen Zuordnung der Zahlen für die Zahlungseingänge und haben keine steuerliche Relevanz. Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn eine Monatsaufstellung fälschlicherweise als Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer betrachtet wird, könnte dies zu einer fehlerhaften Buchung und potenziellen Prüfungsproblemen durch das Finanzamt führen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Veränderungen mit sich, aber die Rolle der Monatsaufstellung bleibt klar: Sie ist und bleibt ein reines Übersichtsdokument. Dentallabore sollten sicherstellen, dass sie keine Mehrwertsteuer ausweisen und die Monatsaufstellung nicht mit einer Rechnung verwechseln. So bleibt der Überblick über Zahlungseingänge gewahrt, ohne zusätzliche steuerliche Risiken einzugehen.
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